寄報價、客戶名單或合約前，核對收件人、共享範圍與文件內容，寄錯時立即撤權並通報。
情境練習
準備一份不含真實資料的測試文件，練習先設定分享權限，再寄出。
操作步驟
- 確認文件分類與主管核可。只提供對方需要的那一份文件，避免分享整個客戶資料夾。
- 在公司核准的 OneDrive 或 SharePoint 選擇指定人員，核對完整地址；只需閱讀時選可檢視。依公司政策與介面可用選項設定期限或限制下載。
- 完成合作後到管理存取檢查並移除連結或直接授權。誤寄時立刻撤權並通知公司窗口；對方若已下載，撤權無法收回副本。
